Conformité des voyages internationaux
Vérification des voyages internationaux, y compris entrée, fiscalité, sécurité sociale et obligations d’employeur.
Sur cette page
En bref pour les employeurs
International Travel Compliance garantit que les voyages professionnels à l’étranger sont conformes avant, pendant et après le voyage. Cela comprend l’entrée, les activités autorisées, les certificats A1 ou autres certificats de sécurité sociale, l'annonce de détachement, les impôts, le droit du travail, la protection des données, le devoir de diligence et l'assurance voyage.
Définition
La conformité des voyages internationaux est le processus par lequel les employeurs vérifient les voyages d’affaires et les voyages officiels avant le départ. L'accent n’est pas seulement mis sur la sécurité et la réservation du voyage, mais également sur la question de savoir si l’activité prévue est autorisée dans le pays de destination et quels documents doivent être présentés.
Pourquoi la conformité des voyages va au-delà de la sécurité des voyages
Le risque de voyage est souvent associé à la sécurité, à l’assurance ou aux contacts d’urgence. La conformité des voyages internationaux va plus loin : elle vérifie le visa d’affaires, le work permit, le certificat A1, l’éventuelle déclaration de détachement, les conditions de travail locales, la règle des 183 jours, le risque d’établissement stable et les exigences de documentation.
Ce qu’il faut vérifier avant le départ
- Nationalité, statut de séjour et pays de destination
- Durée du voyage et séjours répétés
- activités spécifiques et limites des visiteurs professionnels
- Visa, work permit ou invitation
- A1, CoC ou autre justificatif de sécurité sociale
- Rapport de approbation ou exigence de documentation locale
- Risques fiscaux, sociaux et d’établissement stable
- Protection des données, sécurité informatique, devoir de diligence et assurance
Processus : demande, contrôle des risques, approbation, documents, suivi
Un processus de conformité de voyage viable commence par une demande de voyage. Le pays de destination, la durée, l’activité et les données personnelles sont ensuite vérifiés. Les déplacements à faible risque peuvent être résolus rapidement tandis que les cas critiques sont transmis aux services RH, juridiques, fiscaux, de paie ou de sécurité. Les documents sont ensuite déclenchés et les décisions sont documentées.
Distinctions importantes par rapport à la conformité du télétravail et aux directives relatives aux voyages d’affaires
Remote Work Compliance se concentre sur le travail à l’étranger sans mission de voyage classique. Une politique de voyages d’affaires réglemente généralement les coûts, la réservation et le comportement. International Travel Compliance vérifie les obligations légales et administratives du voyage spécifique.
Comment Vamoz contribue à la conformité des voyages internationaux
Vamoz Business Trips vérifie les voyages internationaux en fonction des dates de voyage, du pays de destination, de l’activité et de la durée et aide les RH dans la gestion des documents et approbations nécessaires avant le départ.
Vamoz aide à :
- chèque numérique de voyage et d'activité
- Classement selon Immigration, A1, Détachement, Fiscalité et Devoir de Protection
- Augmentation des voyages critiques
- Suivi du statut des documents et des exigences
- Documentation pour les contrôles internes et externes
Vérifier la conformité du voyage avant le départ
Avec Vamoz, les RH identifient les voyages qui nécessitent des approbations, des preuves ou des rapports supplémentaires.
Questions fréquentes
Pourquoi la conformité des voyages est-elle même pertinente pour les voyages courts ?
Même les voyages de courte durée peuvent déclencher des exigences A1, de visa, de détachement ou de documentation si des activités professionnelles ont lieu dans le pays de destination.
Quelle est la différence entre la conformité des voyages et la conformité du télétravail ?
La conformité des voyages concerne les voyages initiés par l’employeur. La conformité du télétravail concerne le travail depuis l’étranger, souvent à la demande des salariés et sans finalité commerciale locale.
Quels documents peuvent être pertinents pour un déplacement professionnel ?
Selon les cas, un visa, une invitation, une attestation A1, un avis de détachement, un justificatif d'assurance, un justificatif de travail ou une attestation interne peuvent être pertinents.