Visa d’affaires

En bref pour les employeurs

Un visa d’affaires est pertinent pour les entreprises internationales lorsque les employés se rendent dans un autre pays pour des réunions, des conférences, des négociations, des formations ou d’autres séjours d’affaires de courte durée. Le terme est souvent confondu avec work permit, Visa touristique ou entrée sans visa. C’est précisément cette confusion qui pose un risque de non-conformité.

Un visa d’affaires n’autorise généralement que certaines activités professionnelles. Le travail productif, le service local, la mise en oeuvre chez le client, les activités opérationnelles ou le travail rémunéré dans le pays cible peuvent nécessiter un work permit ou une autre procédure. Les activités autorisées diffèrent selon le pays de destination.

Définition

Un visa d’affaires est un permis d'entrée ou de séjour pour un séjour professionnel temporaire. Les objectifs typiques peuvent être des réunions, des discussions contractuelles, des conférences, des visites de marché ou une coordination interne. L’autorisation de certaines activités dépend du pays de destination, de la nationalité de la personne voyageant, de la durée du séjour et de l’activité exacte.

Pour les employeurs, ce n’est pas seulement la question de savoir si un visa est disponible qui est importante. Ce qui est important est de savoir si le visa correspond au but spécifique du voyage.

Points de contrôle typiques

Avant un déplacement professionnel, les RH, la gestion des voyages ou le service juridique doivent vérifier :

• Nationalité et statut de résidence de la personne voyageant ;
• pays de destination et pays de transit possibles ;
• durée du voyage;
• but du voyage;
• activités prévues sur place;
• Contact client, négociations contractuelles ou activités techniques ;
• Différenciation entre visiteur professionnel, work permit et permis de séjour ;
• connexion possible à International Travel Compliance.

La description de poste est particulièrement importante. Dans de nombreux pays, une réunion peut être évaluée différemment d’une séance de formation avec un client, d’une mise en oeuvre d’un système ou d’une participation productive à un projet local.

Distinctions importantes

Un visa touristique est destiné aux voyages privés et ne convient normalement pas comme base pour une activité commerciale. Un work permit permet ou accompagne le travail dans le pays cible. Un permis de séjour concerne souvent des séjours plus longs ou différemment qualifiés. La règle des 90/180 jours limite les courts séjours Schengen, mais ne remplace pas un visa d’affaires ou un work permit.

Comment Vamoz aide avec les visas de voyage d’affaires

Vamoz Business Travel aide les entreprises à vérifier les voyages d’affaires de manière structurée avant le déplacement des employés. Le workflow interroge non seulement les données de voyage, mais également la nationalité, le statut de séjour, le pays de destination, le but du voyage et les activités prévues.

Vamoz aide notamment à :

• Classification des déplacements professionnels, du télétravail, du détachement et du travail local ;
• Vérifiez si un visa d’affaires, un work permit ou une autre procédure est pertinent ;
• Enregistrement des activités autorisées et planifiées ;
• Documentation de l’approbation dans le processus de conformité des voyages ;
• Lien vers A1, la sécurité sociale et les contrôles fiscaux si nécessaire.